SECRETARY AND ADMINISTRATION

TUJUAN DAN MANFAAT PELATIHAN

Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta diharapkan mampu untuk :

  • Mengetahui dan Memahami fungsi dan peran kantor dalam organisasi
  • Memahami tahapan pengelolaan informasi yan dibutuhkan oleh unit lain dalam perusahaan
  • Memahami tahapan dan teknik dalam pengelolaan arsip (sistim filling) dengan baik dan efektif
  • Memahami fungsi Standard Operation Procedure (SOP) untuk kelancaran aktifitas perusahaan
  • Meningkatkan kemampuan problem solving terkait dengan administration and modern office
  • Memahami pentingnya komunikasi tertulis.
  • Memahami permasalahan yang timbul karena proses komunikasi tertulis yang salah.
  • Mengidentikasi kelebihan dan kelemahan dari komunikasi tertulis.
  • Mengidentifikasi fungsi, bagian-, bentuk, dan bahasa surat dan memorandum yang efektif dan benar.
  • Menyadari pentingnya komunikasi dalam pekerjaan, hubungan antar-pribadi dan hubungan antar-organisasi.
  • Memberikan ketrampilan teknis menulis dan berbicara dalam rangka pengembangan brand image perusahaan.
  • Meningkatkan kemampuan penyelesaian persoalan terkait dengan writing skill.
  • Mengetahui dan memahami tahapan dan skill untuk menjadi seorang sekretaris yang professional dan memiliki kinerja yang optimal.

 

MATERI PELATIHAN

  1.  Ruang Lingkup dan Konsep Administration and Modern Office
    • Konsep dan Definisi kantor dan administrasi perkantoran
    • Ruang lingkup dan Konsep administrasi perkantoran Modern
    • Tujuan dan Manfaat administrasi perkantoran efektif
    • Karakteristik administrasi perkantoran modern
  1. Tata Kelola Komunikasi & Korespondensi
    • Definisi, ciri, fungsi, dan jenis surat
    • Bagian surat
    • Format dan Bahasa surat
    • Tahapan penyusunan surat
    • Tahapan pengurusan dan pengendalian / kontrol surat masuk dan surat keluar
  1.  Pelayanan Telepon
    • Persiapan Menerima telepon
    • Teknik Menelepon
    • Mencatat pesan telepon
    • Kesalahan dalam bertelepon
  1. Digital Filing System dan Aplikasi Electronic Document Management System (EDMS)
    • Konsep digital filing system & perangkat pendukungnya
    • Isu Legalitas Arsip Digital
    • Prosedur Imaging Document
    • Kategori pengenalan Scanner dan komponen EDMS
    • Integrasi EDMS dengan Informasi dan tempat penyimpanan
    • Alat dan Media Penyimpanan (storage)
  1.  Dokumentasi dan Arsip
    • Definisi serta Konsep arsip dan pengelolaan arsip
    • Jenis arsip& Tujuan Pengelolaan Arsip
    • Penggandaan dan pendistribusian arsip
    • Penataan arsip (klasifikasi dan pengkodean arsip)
    • Pemeliharaan dan penyimpanan arsip vital
    • Peminjaman arsip dan Penyusutan arsip
    • Hal-hal penting dalam pengelolaan arsip
  1.  Penyusunan Standar Operating Procedure (SOP)
    • Definisi dan Manfaat Penyusunan SOP
    • Simbol-simbol SOP
    • Prinsip dan teknik penyusunan SOP
  1.  Pengelolaan Waktu yang Efektif dalam Menangani Pekerjaan Kantor
    • Nilai waktu dan pentingnya pengelolaan waktu yang efektif
    • Teknik manajemen waktu : skala prioritas, delegasi, dan asertif
    • Identifikasi penyebab waktu terbuang percuma dan antisipasinya
    • Mengelola rapat secara efektif dan membuat notulen yang baik
  1.  Otomatisasi Kegiatan Administrasi Perkantoran
    • Makna dan dampak otomatisasi dalam administrasi perkantoran
    • Aplikasi otomatisasi dalam administrasi perkantoran
    • Teknologi Informasi dalam Administrasi Perkantoran
    • Software untuk administrasi perkantoran
    • Sistem Arsip Elektronik
    • Sistem Informasi Manajemen
    • Manajemen basis data
    • LAN, intranet, dan internet
  1. Basic mentality for secretary: motivasi, sikap positif, etika bekerja
  2. Interpersonal communication skill: active listening, assertiveness
  3. Public relations for secretary: peran dan keterampilan yang diperlukansekretaris sebagai PR; menjaga citra positif perusahaan di mata public, menjalin hubungan dengan media massa, menyelenggarakan event perusahaan,dan lain-lain
  4. Customer service excellence for secretary: peran dan keterampilan yang diperlukan sekretaris dalam melayani pelanggan internal maupun eksternal
  5. Professional wardrobe and grooming: penampilan yang professional, pemilihan busana kerja, padu padan warna, keserasian, apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan untuk menjaga penampilan.
  6. Proses Komunikasi
    • Jenis-jenis komunikasi : tertulis dan tidak tertulis
    • Karakteristik Komunikasi
    • Hambatan-hambatan komunikasi
    • Teknik berkomunikasi yang efektif
  1. Tahapan dan ruang lingkup Penulisan
    • Persiapan sebelum menulis / Rencana Penulisan
    • Dampak menulis, Ragam tulisan, dan Fungsi menulis
    • Organisasi Penulisan
    • Gaya Penulisan serta Target Pembaca
    • Teknik pemilihan sarana menulis
  2. Teknik Penulisan Surat-Surat Bisnis
    • Jenis dan karakteristik surat bisnis
    • Anatomi surat bisnis
    • Teknik penulisan surat-surat bisnis
    • Memo dan email dalam kegiatan bisnis
    • Struktur pembuatan surat
    • Model surat pemasaran
  3. Proses Penulisan (Writing Process)
    • Rencana Penulisan
    • Organisasi Penulisan
    • Gaya Penulisan
    • Target Pembaca
  4. Jenis-jenis BUSINESS WRITING serta etika penulisan dan pengirimannya
    • Surat
    • E-mail
    • Memo
    • Laporan
    • Minutes of meeting
    • Undangan / invitation
  5. Persiapan Teknik BUSINESS WRITING yang efektif
    • PREPARE EFFECTIVE BUSINESS WRITING
    • Sentence and Lines for paragraph
    • Readability / Mudah dibaca dan dimengerti
    • Punctuation
    • Redundancy
    • Word choices / pemilihan kata-kata
  6. Format BUSINESS WRITING
    • Informational
    • Sales or Persuasion
    • Request
    • Complaint
    • Rejection
    • Collection
    • Goodwill
  7. Studi kasus dan diskusi

JADWAL DAN INVESTASI PELATIHAN

  • Yogyakarta / Cavinton Hotel | Rp5.250.000/peserta
  • Semarang / Ibis Simpang Lima Hotel | Rp6.300.000/peserta
  • Malang / Ibis Malang Hotel | Rp6.300.000/peserta
  • Solo / Ibis Solo Hotel | Rp6.300.000/peserta
  • Jakarta / Ibis Kemayoran Hotel | Rp7.200.000/peserta
  • Surabaya / Santika Hotel  | Rp7.200.000/peserta
  • Bandung / Serella Hotel | Rp7.200.000/peserta
  • Bali / Santika Hotel | Rp8.100.000/peserta
  • Batam / Nagoya Plaza Hotel | Rp8.100.000/peserta
  • Balikpapan / Ibis Hotel | Rp8.100.000/peserta
    (biaya tersebut belum termasuk penginapan)

Alternative Tanggal :

Tahun 2021
Januari                     5-6 | 12-13 | 19-20 | 26-27
Februari                    2-3 | 9-10 | 16-17  | 23-24
Maret                          2-3 | 9-10 | 16-17  | 23-24 | 30-31
April                            6-7 | 13-14| 20-21| 27-28
Mei                              4-5 | 11-12 | 18-19 | 24-25
Juni                             2-3 | 8-9    | 15-16 |22-23 | 29-30
Juli                              6-7 | 13-14 | 21-22 | 27-28
Agustus                     3-4 | 11-12 | 18-19 | 24-25 | 31-1 September
September               7-8 | 14-15 | 21-22 | 28-29
Oktober                    5-6 | 12-13 | 20-21 | 26-27
November                2-3 | 9-10  | 16-17  | 23-24 | 30-1 Desember
Desember                7-8 | 14-15 | 21-22 | 28-29 

  1. Apabila mendaftarkan peserta dalam minimal jumlah kuota dengan judul dan jadwal yang sama (Jogja, Jakarta dan Bandung : Minimal 2 peserta | Semarang, Solo, Bali, Batam, Surabaya dan Malang : Minimal 3 Peserta), maka peserta / instansi terkait dapat me-request tanggal dan lokasi pelatihan sesuai dengan yang dibutuhkan.
  2. Diskon khusus bagi pengiriman dengan jumlah 3 peserta / lebih
  3. Biaya tersebut belum termasuk penginapan
  4. Biaya belum termasuk PPN 10 % (jika dikenakan*)
  5. Peserta dapat melakukan request materi sesuai dengan kebutuhan

FASILITAS PELATIHAN

  1. Sertifikat Pelatihan (Certificate)
  2. Expert Instructure
  3. Meeting Room Hotel dengan Lunch dan 2 kali Coffe Break
  4. Exclusive Training kits dan Backpacks
  5. Modul Pelatihan Hard dan Softcopy
  6. USB Flashdisk
  7. Foto Group Soft & Hard Copy
  8. Souvenir
  9. Transportasi selama Pelatihan (bandara dan Penginapan Ke Lokasi Pelatihan).

Leave a Reply

Your email address will not be published.